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3 conseils pour comprendre les bons de commande

Les bons de commande (également appelés bons de commande ou contrats d'achat) font partie intégrante des activités de commerce électronique. Vous les avez peut-être déjà utilisés, mais vous rendez-vous compte des avantages qu'ils apportent à votre entreprise?

Dans cet article, nous expliquerons ce qu'est un bon de commande et toutes les informations incluses dans le formulaire. En outre, nous présenterons trois conseils clés pour comprendre les bons de commande, notamment le fait qu'ils fournissent une protection juridique, facilitent le suivi et facilitent le bon déroulement des audits. Mais juste au cas où cela ne couvrirait pas tout ce que vous voulez savoir sur le processus d'achat sur B-Stock, consultez notre guide d'achat pour répondre à toutes vos questions.

Les bons de commande sont différents des bons de commande et des factures et peuvent être un outil utile pour rationaliser vos opérations. Vous utilisez peut-être déjà un système de bon de commande électronique, généralement géré avec un logiciel de comptabilité.

Qu'est-ce qu'un bon de commande?

Les bons de commande sont des documents destinés à enregistrer les transactions commerciales entre un acheteur et un vendeur. Vous, l'acheteur, émettez le bon de commande, puis dès que le vendeur accepte la commande, un contrat juridiquement contraignant est créé entre les deux parties (acheteur et vendeur).

Les bons de commande doivent identifier ce qui est acheté et la quantité, où les marchandises sont expédiées et qui sont l'acheteur et le vendeur pour une transaction spécifique. Ils doivent également décrire les conditions de paiement telles que le montant qui sera payé par l'acheteur et la date à laquelle le paiement doit être effectué au vendeur.

Quelles informations sont incluses dans un bon de commande de base?

Un formulaire de bon de commande est un modèle utilisé pour créer un bon de commande. Ces formulaires sont une mine d'informations et sont conçus pour être très élégants et facilement référencés. Ces formulaires peuvent varier mais contiennent généralement les informations suivantes:

Numéro de commande

Un numéro d'identification unique attribué à chaque bon de commande pour faciliter le suivi.

Informations sur l'acheteur

Informations sur le nom, l'adresse et les coordonnées de la personne ou de l'entreprise qui achète les produits.

Information du vendeur

Détails sur le nom, l'adresse et les coordonnées de l'entreprise qui reçoit le paiement des marchandises.

Description de l'article

Tous les détails nécessaires sur la quantité, le prix unitaire et le coût total des marchandises.

Date d'expédition

Un enregistrement de la date à laquelle les marchandises seront livrées au client.

Adresse de livraison

Pour éviter toute confusion, assurez-vous de documenter clairement où les marchandises seront livrées. Cela peut différer de votre adresse de facturation!

Adresse de facturation

L'endroit où le vendeur enverra la facture à l'acheteur pour paiement.

Date de commande

Un enregistrement de la date à laquelle l'opération commerciale a eu lieu.

Signatures

Pour être juridiquement contraignants, les bons de commande doivent avoir des signatures d'autorisation. Une signature autorise l'achat au nom de l'acheteur et une autre accepte la commande au nom du vendeur.

Informations supplémentaires incluses dans certains bons de commande

Tout cela peut sembler très sec, mais chaque élément d'information est important pour suivre correctement une transaction. En outre, les bons de commande peuvent contenir de nombreuses informations sur les acheteurs, les vendeurs et leurs transactions spécifiques au-delà de ce qui est inclus dans un formulaire de bon de commande de base. Les bons de commande peuvent inclure des détails supplémentaires tels que:

Devise

Détails sur la devise spécifique qui sera utilisée pour payer les marchandises.

Mode de paiement

Il est important de disposer de toutes les informations décrivant la manière dont l'acheteur paiera. Par exemple, ils peuvent prépayer, payer en espèces, par virement bancaire ou utiliser une carte de crédit ou un chèque.

méthode de livraison

Avoir un aperçu convenu de la façon dont les marchandises seront livrées est essentiel lors d'une transaction atypique. Il est toujours bon de l'avoir par écrit, y compris qui est le transporteur et si les marchandises seront livrées par coursier ou récupérées.

Loi applicable

En cas de litige, le bon de commande indique quelle juridiction s'applique à la transaction. Par défaut, les lois de l’État du vendeur s’appliquent, mais il est bon de l’inclure dans un souci de clarté.

Termes et conditions

Les bons de commande peuvent contenir des détails en «petits caractères» concernant les politiques du vendeur concernant les retours et les articles perdus ou endommagés. Si les marchandises peuvent être retournées, le vendeur indiquera le délai de retour et si l'acheteur devra payer des frais de réapprovisionnement ou d'expédition de retour ou non.

Assurance

Le formulaire contient souvent des informations permettant de savoir si le vendeur a assuré les marchandises pour protéger les deux parties si le colis est perdu ou endommagé.

3 conseils pour comprendre les bons de commande

Partout dans le monde, des entreprises utilisent des bons de commande pour faire des affaires au quotidien. Ce sont des outils incroyablement utiles qui peuvent grandement bénéficier aux acheteurs et aux vendeurs. Il y a trois avantages principaux à utiliser les bons de commande que vous devez comprendre et qui vous aideront à aider votre entreprise.

1. Les OP offrent une protection juridique

En tant que contrats juridiquement contraignants, les bons de commande protègent à la fois les acheteurs et les vendeurs. En cas de litige concernant une transaction, disposer d'un formulaire peut facilement résoudre des problèmes qui seraient impossibles à résoudre sans un document juridiquement contraignant. Ceci est particulièrement important pour pouvoir entretenir des relations avec les fournisseurs car tout est écrit et clairement défini.

Les bons de commande servent de documents juridiques enregistrés. Une fois qu'un fournisseur reçoit et signe le bon de commande, les deux parties sont légalement tenues de retarder leur part de la transaction.

N'oubliez pas que l'envoi d'un bon de commande à un vendeur ne suffit pas pour en faire un document juridique. Le vendeur doit «reconnaître» le document en le signant avant qu'il ne devienne un contrat juridiquement contraignant.

2. Les bons de commande facilitent le suivi

Les formulaires de bon de commande aident les acheteurs à tenir compte de tous les biens et services qu'ils ont commandés, à surveiller la façon dont ils seront payés et à suivre leur arrivée.

Les bons de commande peuvent également aider les vendeurs. En attribuant un numéro à chaque bon de commande, les entreprises peuvent facilement suivre les commandes qu'elles ont envoyées, ce qui est un énorme avantage pour la gestion des stocks et des comptes clients.

Pour votre entreprise de revente, ces formulaires facilitent le bon déroulement des opérations. Vous pouvez suivre les commandes en toute confiance sachant que le fournisseur est contractuellement tenu de livrer. De plus, les services de comptabilité adorent les bons de commande car ils permettent aux entreprises de mieux budgétiser, sachant qu'elles ont un prix d'achat contractuel.

3. Les bons de commande aident les entreprises à éviter les problèmes d'audit

Enfin, les bons de commande peuvent être une bouée de sauvetage pour les entreprises qui font l'objet d'un audit. Ils fournissent aux auditeurs une piste d'audit concluante et un moyen simple de revérifier les factures et les bons de livraison.

Se faire auditer sans ces documents est un long et fastidieux processus de traitement des factures, des e-mails et des reçus des fournisseurs. Non seulement vous économiserez du temps et de l’argent lors d’un audit si vous avez des formulaires de commande, mais vous vous sentirez également beaucoup moins stressé.

Vous savez maintenant presque tout ce qu'il y a à savoir sur les bons de commande. Vous pouvez voir comment ils peuvent être utiles à la fois aux acheteurs et aux vendeurs en fonction de tous les avantages qu'ils procurent. Pour plus d'informations sur les acheteurs B-Stock, n'oubliez pas de consulter la série Buying Basics sur notre blog.

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